Müəssisədə elektron arxiv yaratmağın zəruriliyi getdikcə aktuallaşır. Və bu təsadüfi deyil, çünki yeni informasiya texnologiyalarının tətbiqi sənədlərin təhlükəsizliyini və etibarlılığını təmin etməklə yanaşı, axtarış müddətini də azaldır və lazım olduqda bir neçə işçiyə eyni anda eyni məlumatlara giriş imkanı verir.
Təlimat
Addım 1
Elektron sənədlərin arxivinin yaradılması bir neçə mərhələdən ibarətdir. Başlanğıcda lisenziyalı proqramı satın alın və şirkətin kompüter avadanlıqlarına quraşdırın.
Addım 2
Sənədləri hazırlayın, yəni onları təşkil edin, təşkilatınızdakı sənəd dövriyyəsinin mövcud quruluşuna uyğun olaraq müəyyənləşdirin. Xüsusilə, bu mərhələdə qeydiyyatdan keçməli, raf ömrünə görə sıralanmalı, zımbalar və zımbaların tikilməmiş təbəqələrdən çıxarılması lazımdır.
Addım 3
Növbəti addım sənədlərin rəqəmsallaşdırılması və ya skan edilməsidir. Bu təşkilatda istifadə olunan sənədin növü və formatını tam olaraq dəstəkləyən texniki avadanlıqlarda aparılır. Bu mərhələdə sənədlərin çoxaldılmasının keyfiyyətini yoxlayın, lazım olduqda yenidən tarayın.
Addım 4
Bundan sonra sənədləri saxlama və istehsal standartları konsepsiyasına cavab verən formata çevirmə (çevirmə) mərhələsi, daha sonra - indeksləşdirmə mərhələsi, yəni. Lazımi məlumatların sonrakı axtarışı və ya tam mətnli verilənlər bazası yaradılması üçün hər sənəd üçün açar sözlərin "təyin edilməsi".
Addım 5
Elektron arxivin yaradılması üzrə işlərin sonunda parametrləri təyin edin (giriş hüququ, sənədləri dəyişdirmə hüququ) və təşkilatın işçilərini öyrədin.
